Manual controlador de accesos

MANUAL DE CONTROL DE ACCESOS




Generalidades:



En toda instalación el personal que tiene a su cargo el Control de accesos, conforma el primer círculo de seguridad del sistema con el apoyo de las barreras físicas y de los elementos electrónicos destinados a impedir, retardar o demorar el acceso de elementos hostiles o de personas no autorizadas, que pudieran vulnerar el sistema, alterándolo parcial o totalmente con su accionar.



De lo antes señalado, se desprende que el funcionamiento adecuado del esquema previsto para el Control de Acceso a una instalación, dependerá la seguridad completa de ésta y el grado de protección que se brinde a las personas, bienes o instalaciones.



Por todo lo indicado, un eficaz Control de Acceso, debe basarse en un estudio que determine con meridiana claridad las siguientes etapas:



a)      Verificación de Identidad.

b)      Autorización.

c)      Confirmación de la autorización.

d)      Acceso y registro.

e)      Verificación de destino.

f)        Salida



Cada etapa debe estar orientada a limitar la posibilidad de acceso de personas no autorizadas y a canalizar a los visitantes a través de los puntos de control preestablecidos, que permitan examinar su necesidad de entrar al área que pretenden visitar.



El personal a cargo de un Control de Accesos, debe basar su accionar en el principio de “nunca apartarse del procedimiento establecimiento”. El improvisar lleva generalmente a situaciones confusas y que originan un peligro potencial.



La misión general del personal en un Control de Acceso, debe encuadrarse en los siguientes propósitos básicos:







1.- Sistemas de Identificación:



Los puntos de Control de Accesos de personas, deben tener una forma de reconocer a cada persona que pretende ingresar, tiene autorización para hacerlo y a la vez debe contar con un medio para identificar a esas personas.



Para optimizar el control de acceso de personas es conveniente diseñar una tarjeta de identificación cuya falsificación sea lo más difícil posible y combinar su uso con controles internos dentro de cada área, basado especialmente en el reconocimiento de personas.



Cualquier tipo de tarjeta de identificación puede ser objeto de una falsificación, pero a pesar de ello el empleo el empleo de éstas tiene mucha ventaja.



2.- Sistema de autorización de accesos:



Después de determinada su confiabilidad, se les permite pasar las barreras de protección establecidas, a aquellas personas que cumplen sus funciones o que requieren ingresar  a determinadas áreas por razones de sus actividades.



La autorización de ingreso que se otorga a una persona, debe limitarse sólo a aquellas áreas en que sea necesaria su concurrencia para cumplir sus funciones o satisfacer las necesidades específicas que justifican su presencia en ese lugar.



Los sistemas de autorización no pueden basar su eficacia sólo en los medios electrónicos, por completos y avanzados que éstos sean, ya que la información en que respaldan su accionar puede ser modificada o adulterada. Es imprescindible por ello que los Guardias de Seguridad, sean dotados de procedimientos adecuados que le permitan completar en forma satisfactoria las diversas  etapas del sistema electrónico.



3. Etapas que contempla un Control de Accesos



a)      Verificación de identidad:



Como su nombre lo indica, tiene por objeto la individualización de la persona que desea ingresar al recinto.



La verificación de identidad se realiza por medio de la inspección física del documento oficial de identidad, o en su defecto de la credencial que acredite la calidad funcionaria de la persona, según se trate de un visitante o un empleado de la empresa, respectivamente.



Esta verificación es la primera línea de acción en el proceso de control de acceso, por lo tanto los instrumentos confiables de identidad serán aquellos que contengan como mínimo, la fotografía del portador.



b)      Autorización/Confirmación:



Tiene por finalidad verificar en forma interna si la persona está autorizada para ingresar al recinto. En determinados casos se realiza mediante listados computacionales o manuales, memorandums u otros documentos. Se considera la alternativa de recurrir a un ejecutivo o persona que se encuentre facultada para autorizar o confirmar la autorización de ingreso.



Este paso define si procede el ingreso o no. Es necesario dejar establecido que en caso de denegarse el acceso a una determinada persona, ello no implica que el solicitante sea detenido o se le requisen los efectos personales, materiales o enseres que porte.





Cada Oficina de Seguridad habrá de determinar el procedimiento a seguir en caso de que se sorprenda a un sujeto intentando ingresar con documentación de identidad o credencial de autorización falsas, el que deberá ajustarse a las normas legales relacionadas con la privación de la libertad.



c)      Acceso / Registro:



Una vez que se han realizado en la forma establecida internamente los pasos anteriores, se procederá a otorgarle un distintivo (credencial, pase o tarjeta), que deberá indicar expresamente el área a la cual tiene acceso la visita (pisos, sectores, dependencias, etc.)



Posteriormente se deberán registrar sus datos personales en el Libro de Registro respectivo, consignándose la hora de ingreso y salida; el nombre y cargo de la persona que efectuó la autorización / confirmación, si corresponde. En este último caso es recomendable que dicho funcionario firme el registro o que certifique tal autorización mediante algún documento o formulario tipo destinado al efecto.



d)      Verificación de destino:



Una vez que el visitante ha ingresado al recinto, se debe efectuar la comprobación de destino. Esta verificación se puede realizar a través de diversos procedimientos, entre ellos:



-         Efectuando un llamado por citófono o intercomunicador, desde el Control de Acceso a la oficina de destino.

-         Mediante un formulario tipo en el que el interlocutor de destino, anote la hora en la visita abandonó su oficina, firmándolo en señal de conformidad.



e)      Salida:



Una vez finalizada la visita, la persona de paso devolverá la credencial de acceso, recibiendo su credencial personal o el documento que corresponda.



En el libro de registro se anotará la hora de salida efectiva desde la instalación.



4. Tipos de Control de Accesos:



Existen tres tipos de Control de Accesos. Estos son:



-         Manual.

-         Seminanual.

-         Automático.



a)      Controles Manuales:



Estos sistemas basan su accionar en personas, ya sean éstos Vigilantes, Guardias de Seguridad, personal administrativo y/o recepcionistas.



Para que este sistema funcione en forma eficiente, en un alto porcentaje se requiere de un gran esfuerzo, planificación y adecuada distribución de las zonas restringidas, además de un cabal cumplimiento de los criterios definidos por la gerencia para permitir o denegar el acceso a áreas y zonas específicas.



Como este sistema basa su eficiencia en la observación visual realizada por los participantes en el proceso, el mejor método sería que el personal a cargo de él, conociese a todas las personas autorizadas para ingresar, pero tal modalidad sólo funcionaría adecuadamente cuando el grupo autorizado sea muy reducido y el personal de control no cambie nunca.



b)      Controles semimanuales:



Un Control de Acceso semimanual utiliza equipos o elementos electromecánicos para apoyar al personal en la evaluación de la solicitud de acceso y en la toma de decisión para permitir o denegar la entrada.



Estos equipos o elementos se incorporan en cualquiera de las etapas del proceso. Los elementos o dispositivos más utilizados son las botoneras digitales.



No obstante lo anterior, el rol que juegan las personas que efectúan este control es relevante, debido a que ninguna etapa puede fallar, ya que al ocurrir una falla de un componente o una etapa afectará a las otras y en definitiva, el sistema total fallará.









c)      Controles automáticos:



Son aquellos en los cuales las etapas de verificación y acceso son efectuadas enteramente por equipos o sistemas electrónicos, los cuales están preprogramados para tomar decisiones cuando alguien lo requiere.



En estos sistemas se utilizan entre otros, los siguientes equipos:



-         Tarjetas magnéticas con código secreto adicional.

-         Verificadores de firma.

-         Verificadores de huellas digitales.

-         Identificadores de pupilas.



SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN


-         Pases o credenciales:



Los pases o credenciales son un medio de identificación que se le entrega a ciertas personas para indicar su derecho a ser admitidas detrás de las barreras de protección, para tener acceso a ciertos lugares, que les den ciertos privilegios, o para indicar que tienen derecho a cierta información. Cualquier tipo de credencial puede ser objeto de falsificación, pero a pesar de ello, el empleo de éstas tiene muchas ventajas.



Para optimizar el control de acceso de personas, es conveniente diseñar una credencial o tarjeta cuya falsificación sea lo más difícil posible y combinar su uso con controles internos, basado especialmente en el reconocimiento de las personas.

                                                                                                                         

SISTEMAS DE AUTORIZACIÓN DE ACCESOS.



Los sistemas establecidos deben propender a que solamente las personas autorizadas sean admitidas en un recinto, y a que aquellas no autorizadas que eventualmente pudiesen eludir los controles y sean sorprendidas deambulando en áreas o zonas restringidas, sean excluidas de ellas en la forma más expedita posible, o se les mantenga bajo un control de seguridad mientras se encuentran en el interior de la instalación o recinto.



La extensión de los controles variará en cada caso en particular y la autorización para tener acceso a un lugar, no necesariamente implica que se le permita el acceso a otros. También es necesario dejar claramente establecido que el acceso o entrada a un edificio no significa que una persona tenga ilimitado acceso a todo el interior del mismo.



La autorización de ingreso que se otorga a una persona debe limitarse sólo a aquellas áreas y / o zonas en que sea necesaria su concurrencia, para cumplir sus funciones o satisfacer sus necesidades que justifican su presencia en ese lugar.



Los sistemas de autorización de accesos no pueden basar su eficacia sólo en los medios electrónicos, por completos y avanzados que éstos sean, ya que la información en que respaldan su accionar puede ser modificada o adulterada. Es imprescindible por ello que el personal de seguridad sea dotado de procedimientos adecuados, que le permitan complementar en forma satisfactoria las diversas etapas del sistema electrónico.



ESTADOS DE CONTROL


1.Todas aquellas personas que posean una credencial o pase aprobado, el personal de seguridad debe permitirle el acceso en cada entrada o puntos de control.



Todo puesto de control debe estar dotado con las instrucciones específicas y tener los facsímiles de cada tipo de credencial o pase aprobados y que se encuentran vigentes, los que no deben estar a la vista del público.



2.Es importante que ningún funcionario de seguridad autorice a una persona para salir o pasar a través de un puesto de control, sin estar en posesión de un pase aprobado. Nunca se debe asumir que quien está dentro de una instalación ha sido autorizado para estar allí.



3. Cuando se sorprenda a una persona dentro de la instalación o en un área o zona restringida, sin tener credencial o pase y trate de salir, debe ser impedido de hacerlo cortésmente solicitándole el documento de autorización. Si no lo presenta deberá solicitársele su documento de identificación oficial y requerirle en términos educados que explique y/o justifique su presencia en ese lugar. En caso de que tales explicaciones no fueran satisfactorias se le podrá sugerir que acepte esperar a Carabineros para aclarar ante ellos la situación. Bajo ningún pretexto podrá obligársele a permanecer en contra de su voluntad.



4. En los Controles de Acceso se llevará un registro en que se anotará a todas las personas que salen o entran de un edificio o instalación. Los datos a considerar serán diferentes según se trate de empleados, clientes o visitas, pero en todos los casos habrá de anotarse el nombre completo, hora de ingreso y salida.



CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE AUTORIZACIÓN DE ACCESOS.



Una instalación o recinto en que existe un Control de Acceso planificado técnicamente, debe tener además, una clasificación de éstas fundamentada en la importancia de las actividades allí realizadas o la naturaleza de los materiales utilizados, lo que determinará el nivel de acceso en cuanto a las personas, tanto empleados como clientes, visitas o contratistas. Para ello el recinto se divide en áreas.





Estas áreas las podemos identificar como sigue:



-         Áreas de Público.



-         Áreas de Empleados.







Cada área a su vez, debe subdividirse en Zonas, las que de acuerdo a su importancia operacional y/o estratégica, se clasifican en:



-         Zonas generales.



-         Zonas restringidas.



-         Zonas sensibles.



Areas de Público:


a)      Zonas Generales:



Las zonas generales son aquellas en las cuales no se requiere de una autorización para el ingreso. Usualmente son las dependencias de ventas de mercaderías, pagos de cuentas de clientes, etc.









b)      Zonas Restringidas:



Son aquellas en que el público puede hacer uso de las dependencias, pero primeramente debe consultar a un empleado si es posible utilizarlas. Ej. los baños.





c)      Zonas Sensibles:

Son aquellas dependencias en que sólo determinado público, debidamente calificado por un procedimiento preestablecido, puede ingresar, pero siempre en compañía de un empleado. El acceso a esta zona debe registrarse tanto al ingreso como a la salida. Ej. Oficinas de Gerentes, zonas de bóvedas o Cajas de Seguridad, etc.



Áreas de Empleados.


a)      Zonas Generales:



Son todas aquellas en que el empleado puede ingresar por el sólo hecho de serlo. Ej. casinos, baños, etc.



b)      Zonas Restringidas:



Son aquellas en que el empleado requiere de una autorización previa para su ingreso. Ej- Oficinas de Contabilidad, Archivos, Oficinas de Ejecutivos Superiores.



c)      Zonas Sensibles:



Son aquellas cuya paralización provoca interrupción de las actividades de la instalación. Ej. Centros Computacionales, Tableros Eléctricos, etc.



Los niveles de acceso son responsabilidad de la gerencia, que debe determinarlos de acuerdo a las políticas generales de seguridad que aplique la empresa.

































EL SERVICIO DE VIGILANCIA



Su misión consiste en dirigir, coordinar, ejecutar y controlar en todo lo relativo a la protección  y defensa del personal y el patrimonio de la empresa.



Para llevar a cabo esta misión, le corresponde al servicio de Vigilancia elaborar los planes necesarios para una efectiva protección y defensa del patrimonio y el personal de la empresa; tendrá a su cargo la dirección de las acciones conducentes a la defensa mencionada, cuando correspondiere; deberá coordinar interna y externamente los planes y procedimientos establecidos; tendrá la responsabilidad de controlar el cumplimiento de dichos planes y de las normas que dicte la empresa para efectiva su puesta en ejecución también tendrá a su cargo la investigación de la s pérdidas y diligencias tendientes a recuperar las mismas.



Normas de Carácter General:



a)      Es obligación de todos los integrantes sin distinción de cargos que sus procederes estén rodeados de la mayor garantía de equidad, justicia y corrección. Por consiguiente todas las observaciones que realicen deben ser efectuadas en lenguaje correcto, claro y guardando las más severas normas que la educación impone, sin frases que menoscaben la personalidad de quien las recibe.

b)      No se deberá en consecuencia, bajo ningún concepto, usar un lenguaje que pueda irritar o humillar, puesto que una conducta semejante sólo provoca resistencia, despierta antipatía y sentimientos hostiles, no sólo del afectado sino también de todas las personas que lo presenciaron.

c)      La gestión será mucho más meritoria cuando se impida la consumación de un delito o infracción que cuando se sorprenda a quién la cometiere, puesto que la función principal es la de prevenir antes que reprimir. Es un derecho inherente al cargo, exigir el respeto y consideración, pero todo ello dentro de la corrección, evitando caer en actitudes extemporáneas.

d)      En sus relaciones tanto en la vida privada como en la esfera de su trabajo, deberá ajustarse a normas de ética, en concordancia con las funciones que cumple; en secuencia ha de mantener en todos sus actos una regla invariable de condcuta que lo haga invulnerable a la crítica.







Puntualidad



Deberá concurrir con puntualidad a sus tareas, no faltar a su servicio sin haber obtenido previamente licencia, ni abandonar su puesto antes de ser relevado o recibir expresas órdenes en tal sentido.



Presentación



Su aspecto personal será siempre irreprochable. Pelo corto, afeitado, manos y uñas limpias, ropa aseada y planchada. Deberá utilizar exclusivamente las prendas provistas sin modificar su aspecto o forma. No podrá utilizarlas para otro fin que el de prestar servicios en la empresa. En general y en forma permanente su aspecto será un ejemplo de pulcritud y corrección.



Reserva



Deberá mantener en reserva las órdenes e instrucciones que se le impartan para el cumplimiento d su cometido, al igual que todas aquellas circunstancias que lleguen a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones. También y por ser norma general, deberá mantener en rigurosa reserva todas las operaciones de la empresa, estando absolutamente prohibido suministrar información sobre asuntos de cualquier naturaleza.



Consignas para el personal de vigilancia.



A continuación se transcriben algunos modelos de consignas generales y particulares para el personal de vigilancia en los diferentes puestos, habiendo tomado como guía para ello las circunstancias que normalmente se dan en una empresa industrial tipo.



Consignas Generales.


-         Observar y hacer cumplir todas las disposiciones reglamentarias de la Empresa.

-         Evitar la familiaridad con el personal de la Empresa y obrar con corrección y firmeza.

-         Estar interiorizado de todas las novedades del Servicio.

-         Estar persuadido de que el principio de la disciplina radica en el acatamiento a su superior y al mutuo respeto.

-         No disentir con las órdenes recibidas ni criticarlas.

-         No dar informes de la Empresa, de hechos que sean de su conocimiento, a personas ajenas a la misma y sin estar autorizado para ello.

-         No hacer abandono de su puesto sin antes haber sido relevado.



Prevención de pérdidas


-         Reprimir el hurto o robo de productos, útiles, mercaderías y/o elementos del establecimiento o de terceros depositados en el mismo.

-         Controlar las herramientas, materiales, etc., de contratistas que ingresen y egresen de la planta, verificando cantidades, calidades y estado.

-         Estricto control de personas o visitas que concurren por distintos motivos a la planta.

-         Control estricto de vehículos en general que ingresan y egresan de la planta.

-         Controlar los sectores de carga de todo producto o material y hacer las constataciones necesarias.

-         Adoptar todas las medidas tendientes a esclarecer, prevenir y evitar deterioros o pérdidas, irregularidades o anomalías que perjudiquen el patrimonio de la empresa.







Prevención de Accidentes.


-         La tentativa o porte de armas de cualquier tipo.

-         Obstrucciones, excavaciones, pozos no marcados o pobremente marcados.

-         Pisos defectuosos.

-         Violaciones a las normas de tránsito dentro de la instalación.

-         Ausencia de señales de precaución en lugares peligrosos o en lugares en reparación.

-         Falta o deficientes sistemas de iluminación en salidas de emergencia o barreras perimetrales, lugares de acceso, etc.

-         Materiales obstruyendo corredores, pasos obligados que pueden contribuir a accidentes u obstruir la salida de emergencia normal de la instalación.



Prevención de incendios.


-         violación de la prohibición de fumar en lugares establecidos.

-         Existencia de colillas.

-         Deficiencia de los elementos extintores.

-         Válvulas de sprinklers cerradas u obstruídas, motores o equipos eléctricos funcionando anormalmente, despidiendo humo, etc.

-         Almacenamiento inadecuado de elementos combustibles.



Prevención General.


-         Pérdidas permanentes de agua, gases, vapor, combustibles, etc.

-         Salas de alto voltaje, bombas de combustibles mal cerradas.

-         Mercaderías o equipos no protegidos.

-         Ventanas con cerraduras rotas, cercos o barreras périmetrales deficientes.

-         Bloqueos o impedimentos en calles donde deben desplazarse ambulancias o bomberos.

-         Luces de emergencia que no funcionan.

-         Materias primas, mercaderías, equipos abandonados o estibados en forma tal que pueden deteriorarse.



Consignas particulares.



El modelo de consignas particulares que sigue ha sido elaborado tomando como base un establecimiento tipo, donde existe un acceso principal cubierto por dos guardias. Como los casos anteriores, estas consignas deberán ser ajustadas a las características estructurales de cada establecimiento y a las necesidades propias que surjan de las vulnerabilidades específicas del mismo.



Acceso principal.
Personal de vigilancia.








Tareas:



a)      Para el Guardia que permanezca en el interior del Control de Acceso:



-         Tendrá a su cargo examinar la documentación que acredite la identidad de las personas que deben ingresar a la  instalación.

-         Recabará a quien esté autorizado, para otorgar el permiso de ingreso a la instalación de personas y vehículos.

-         Registrará en la planilla correspondiente el ingreso de personas y vehículos.

-         Entregará la tarjeta de identificación correspondiente al ingreso y egreso de personas y vehículos.

-         Llevará al día el libro de novedades del puesto.

-         Operará los sistemas de apertura de cierre de puertas y alarma.

-         Colaborará en la vigilancia general del área de acceso.



b)      Para el guardia que permanezca en el exterior.



-         Tendrá a su cargo la observación y vigilancia del área.

-         Requerirá de los conductores de vehículos que deban ingresar, la documentación de ingreso y egreso que entregará para su verificación al Guardia que permanece en la garita.

-         Tendrá a su cargo la revisión de personas y vehículos de acuerdo a las normas establecidas.

-         Mantendrá el orden en el área evitando aglomeraciones de personas, regulará el ingreso y egreso de vehículos.

-         Orientará a las personas y conductores con respecto a la forma de ingreso y hará cumplir las disposiciones que rigen para visitas y vehículos.



Servicio de Orden.



Es conveniente que se impartan por escrito las consignas especiales que regirán los procedimientos del personal de Guardias, ante diversas situaciones que se presentan a diario con empleados y trabajadores, a fin de que su actuación sea coherente y esté de acuerdo con las normas legales. De este modo se evitarán los conflictos con el personal de planta que puedan originarse en abusos o arbitrariedades imputables al servicio de vigilancia.



Procedimientos especiales para el personal del Servicio de Vigilancia.



Riñas entre el personal.


a)      Procederá a hacer cesar el hecho de inmediato.

b)      Normalizará la situación en el lugar de la ocurrencia.

c)      Constatará la existencia de lesiones.

d)      Informará al Supervisor o encargado.

e)      Cumplirá las instrucciones del contacto, con respecto al procedimiento policial.



Personal en estado de ebriedad.


-         Prohibirá el ingreso del personal ebrio a la Instalación.

-         Evitará que los mismos introduzcan bebidas alcohólicas.

-         Caso de producirse, informará a la Oficina de Personal.

-         Si fuera detectado en horas de trabajo, se lo hará cesar en sus tareas y se le enviará a su domicilio, informándose a la Oficina de Personal.



Robos o hurtos.


-         Detendrá al o los causantes en el lugar donde los sorprenda.

-         Procederá a la recuperación de los elementos o mercaderías propiedad de la empresa, las que permanecerán de acuerdo a las instrucciones de la empresa a su disposición.

-         Si la empresa lo dispone se pondrá a los autores del delito a disposición de la justicia.

-         Si se entrega a la justicia, se levantará el acta correspondiente.

-         Dejar constancia en el libro de novedades de todo lo realizado.



Daños y/o sabotajes.


-         Detendrá al causante en el lugar del hecho.

-         Adoptará las medidas urgentes para que el daño no se propague.

-         Protegerá el lugar del hecho a fin de que no se alteren sus características.

-         Solicitará la presencia de personal especializado para normalizar la instalación o sistema.

-         Se solicitará la intervención de la policía.





Síntesis del procedimiento en general.


Deberá tener presente al actuar:



a)      Minuciosidad en la descripción del hecho.

b)      Importancia de la acumulación de pruebas.

c)      Necesidad de testigos hábiles, es decir que no tengan relación de dependencia, lazos de parentesco o intereses con el responsable.

d)      Procurar certificar la identidad de todas las personas con documentos de identidad cuando sean ajenas a la empresa y número de tarjeta y área donde desarrolla sus tareas cuando se trate de personal de la instalación.

e)      Evitar en la intervención y hasta poner el hecho en conocimiento del contacto, explicaciones innecesarias, sostener discusiones y utilizar expresiones que puedan resultar hirientes o irritantes.







CONTROL DE PERSONAS, VEHÍCULOS Y MERCADERIAS.



Una de las tareas más importantes a cargo del Servicio de Vigilancia es el Control de los Accesos de personas, vehículos y mercaderías.



A continuación se transcriben las normas que en términos generales se aplican en estos casos y que podrán ser ajustadas o modificadas según las características y modalidad de cada empresa.



Teniendo en cuenta la importancia de los Controles de Acceso, se hace necesario que las normas que se fijen al respecto sean conocidas por todo el personal de la instalación.



Control de Personas.



El servicio de vigilancia, tendrá a su cargo el Control de los Accesos a la Planta, de todas las personas ajenas o no a la instalación, teniendo responsabilidad primaria en todo lo relativo al control, ingreso y egreso de personas y vehículos.





Personal propio.



-         Controlará que este personal cumpla las normas establecidas para su ingreso y egreso.

-         Requerirá la presentación de la tarjeta de identificación al ingreso a la instalación.

-         Procederá a requisar bolsos, paquetes, bultos, etc., del personal a su ingreso al establecimiento, con el objeto de impedir la introducción de bebidas alcohólicas o elementos de cualquier naturaleza, ajenos a la actividad del trabajador.

-         Revisará bolsos, paquetes, bultos, etc., del personal a su egreso de la instalación, conforme a la normativa legal vigente.





Personal de filiales u otras plantas de la Empresa.



A su ingreso a planta, el Servicio de Vigilancia solicitará la tarjeta de identificación, que acredite la identidad de la persona y consultará sobre los motivos de la visita.



-         Si se tratare de personal jerárquico, el empleado de vigilancia lo identificará y acompañará hasta la dependencia que éste desee visitar.

-         Comunicará al personal jerárquico de la planta el motivo de la visita, la identidad de la misma, para su posterior autorización.

-         Consignará en el formulario respectivo, nombre y apellido, número de documento de identidad, código de la empresa, motivos de la visita, a quien entrevista y hora de ingreso y de egreso.









Visitas Habituales.



Personas ajenas al establecimiento que visiten el mismo con asiduidad, por razones de cobranza, mantenimiento y otros.



-         Previa autorización de quien corresponda, el personal del Servicio de Vigilancia entregará a los nombrados la tarjeta de identificación.

-         Deberán identificar a los nombrados cada vez que visiten la instalación.

-         Con el fin de llevar el control de las visitas, el Servicio de Vigilancia contará con formularios tipo planillas, consignando día por día la totalidad de las visitas y sus datos personales, número de documentos, nombre y apellidos, motivo de la visita, empresa que representa, con quien se entrevistará y la hora de ingreso y egreso.



Visitas no Habituales.



El Servicio de Vigilancia procederá a identificar a la visita, constatará los motivos de la misma y previa conformidad del personal jerárquico de la Planta, franqueará el acceso, acompañando a las mismas hasta el área o dependencia que autorizo su ingreso.



Proveerá a los nombrados con la tarjeta de identificación que confeccionarán sin omitir ningún dato y una vez finalizada la gestión deberán entregarla a la oficina de Vigilancia a su egreso. El documento comprobatorio de identidad personal no le será retenido.



El Servicio de Vigilancia utilizará el mismo tipo de planilla formulario, mencionado anteriormente, observando las mismas indicaciones.





Visitas Protocolares.



El Servicio de Vigilancia, atento a lo que disponga la autoridad oportunamente, tomará los recaudos que las circunstancias aconsejen, observando como norma el aseo personal, educación, cortesía y cuidará la correcta higienización del edificio.



Estas visitas se comunicarán oportunamente al Servicio de Vigilancia, indicándose día y hora de su ingreso, nombres y ejecutivo que las acompañará. El personal de seguridad deberá preocuparse de facilitarles un acceso expedito a la planta, efectuando sólo un control visual sobre estas personas.





Visitas por delegaciones.



Previa conformidad de las autoridades de la instalación, observará las indicaciones que en su oportunidad le impartan.









Prohibiciones, Restricciones y Procedimientos.



Esta estrictamente prohibido el ingreso a las instalaciones de la empresa de los promotores (as) o agentes de AFP, Isapres, Financieras, Compañías Aseguradoras, etc., a efectuar captaciones o ventas, como asimismo de todo tipo de vendedores.



A estas personas se les informará cortésmente de la prohibición, indicándoles que pueden esperar a sus eventuales clientes a la salida de las instalaciones.



Se permitirá el ingreso de captadores (as) o vendedores (as), cuando necesiten entrevistarse con algún ejecutivo y éste lo autorice expresamente, caso en el cual se dejará constancia escrita.



Excepcionalmente se autorizará el ingreso de promotores (as) o agentes de las A.F.P:, Isapres o Financieras, en forma individual, para atención de clientes (no captaciones). La autorización deberá efectuarse por parte del Departamento del Personal.



También está estrictamente prohibido el ingreso de personas que se dedican a solicitar la caridad pública, personas que se encuentren ebrias o bajo la influencia del alcohol o drogas, que hagan proselitismo político o prédicas religiosas.



Control de Acceso de Autoridades, Funcionarios Públicos, Carabineros o Investigaciones.



Autoridades: si alguna autoridad (Ministros, Intendente, Senadores, Diputados, Alcaldes, etc.) que realizan gestiones propias de su cargo, se presenta en portería, se informará de inmediato a la autoridad de la instalación que corresponda de acuerdo a las instrucciones recibidas, indicándole nombre, cargo y motivo de su visita.





A la autoridad se le atenderá con la mayor deferencia y se le facilitará su ingreso (en su vehículo). Será preocupación de los Guardias, que su salida sea en forma expedita.



Funcionarios Públicos: Cuando algún funcionario público (Inspectores del Trabajo, Inspectores del Servicio de Salud, Servicio de Impuestos Internos, Inspectores Municipales, Inspectores del Servicio de Aduana, etc.) necesite ingresar a la planta en cumplimiento de sus funciones, el Jefe de Grupo, informará de ello a la Gerencia General. Se dará un trato amable y una vez autorizado su ingreso se le dará las facilidades para que este sea expedito, sin retener en Portería su Credencial o Cédula de Identidad.



En horas y días inhábil se informará al jefe de Turno, a quien se le solicitará que concurra a atenderlos. Lo anterior sin perjuicio de que le sea solicitada la credencial que acredita su condición de tal.



Carabineros: Por norma general el personal de Carabineros de Servicio (o que se identifique como tal mediante su tarjeta), tendrá las facilidades que le otorguen los estamentos superiores de la Empresa.



Investigaciones: Cuando este personal necesite ingresar a efectuar trámites judiciales (citaciones, notificaciones, etc.) en horario administrativo serán atendidos por el Jefe de Grupo quien les solicitará la credencial correspondiente. Una vez que hayan sido debidamente identificados, se les consultará el motivo de su visita.



Cuando se trate de entregar órdenes de citación o notificación ( de algún Juzgado), el Jefe de Grupo les acompañará hasta recepción, donde les atenderá la persona requerida.



Si se trata de ordenes de detención, se informará al contacto o Jefe de Seguridad según corresponda, quien deberá concurrir hasta el Control de Acceso a atenderlos.



Excepciones y Procedimientos.



De acuerdo a la normativa legal vigente, el personal de Carabineros e Investigaciones, está facultado para ingresar a un recinto cerrado sin autorización de su dueño o administrador y sin orden del tribunal competente, cuando se presuma fundádamente que en el interior de ese recinto permanece o se oculta un delincuente flagrante.



En tal caso, el funcionario a cargo de la diligencia tiene la obligación al término de la misma, de levantar un Acta en que conste las circunstancias que la motivaron, relación de los daños causados a la propiedad durante la misma (si los hubiere), individualización del funcionario a cargo (Nombre, grado y Unidad policial a la que pertenece) número de Parte y Tribunal al cual se informará de lo obrado.



Cuando Carabineros o Investigaciones deba ingresar a un recinto cerrado en mérito de esta facultad legal (sin importar la hora), el Personal del Servicio de Vigilancia no debe oponerse a ello y se limitará a solicitar la Credencial Institucional respectiva a los funcionarios policiales.



Control de Acceso a Bomberos y Asistencia Pública.



El ingreso a las instalaciones de Bomberos y Asistencia Pública, será necesario cuando en éstas se presente una emergencia, por lo cual el Jefe de Turno y los Guardias deberán otorgarles todas las facilidades que sea necesario para asegurar que su entrada y salida, sea en la forma más expedita y rápida posible. No se requerirá autorización especial alguna y no se les identificará.









Credenciales de Identificación.



Constituyen un importante eslabón en el sistema de seguridad, a fin de poder efectuar un control eficaz del acceso y egreso del personal a las plantas, depósitos u otras instalaciones de la empresa.



La disponibilidad de una computadora con los listados de personal permite una confección rápida de las credenciales y sólo se completará con la fotografía y firma del portador.



La gerencia de Personal conjuntamente con el Servicio de Vigilancia tienen responsabilidad primaria en todo lo relacionado con la confección, autorización, entrega y control de las mismas.



Las credenciales de identificación o pases que tienen vigencia son las siguientes:



Normal o definitiva.
Temporal.
Contratistas.
Visitas.


Normal o definitiva.



Se otorgarán al personal que labora con contrato definitivo.

Cuando cualquier empleado cese en sus funciones por cualquier causa, la Oficina de Personal, previa liquidación de sus haberes deberá retener la credencial correspondiente.



Temporal.



Se entregará al personal recién incorporado, mientras le es confeccionada la credencial normal o definitiva.





Visitas
El Servicio de Vigilancia, previo cumplimiento de lo indicado en las normas y procedimientos vigentes, entregará a las visitas la credencial que corresponda.



Al término  de las gestiones la credencial deberá ser retirada en el momento de egresar de la Planta.



El Servicio de Vigilancia verificará que todo el personal de la instalación utilice la credencial correspondiente, solicitándole la misma al ingreso del personal.





Controlará que todo el personal ajeno o no a la empresa, durante las horas de actividad o permanencia en planta use la credencial en un lugar visible.







Contratistas.



Se proveerá de estas credenciales a las personas ajenas a la Empresa, que por razones de servicio deban ingresar a la misma.



El Servicio de Vigilancia entregará las credenciales al ingreso, siendo retiradas a su egreso para un mejor control.



Previa entrega de las mismas el Servicio de Vigilancia de la Planta, solicitará los antecedentes personales de los causantes para registrarlos.



Todas las áreas de la Empresa que por razones de trabajo necesiten los servicios de personal externo, indicarán por escrito al Servicio de Vigilancia quienes son las personas o Empresas autorizadas a ingresar al ámbito de la Planta y las tareas a cumplir.



La credencial para contratistas se otorgará a las personas con las cuales exista contrato de servicios por un período mayor de 14 días o cuya presencia en forma periódica se produzca con un mínimo de dos veces por semana.



Control de Vehículos.



El ingreso y egreso de los vehículos se ajustará a lo siguiente:



Vehículos de propiedad de la Empresa:



Identificará al conductor y acompañantes.

Anotará en la planilla nombre y apellidos del conductor, acompañantes, marca del vehículo, patente y hora de ingreso y egreso.



Vehículos de propiedad del personal de la Empresa.



Controlará el ingreso y egreso de los mismos.

Identificará al conductor y acompañantes.

Anotará en la planilla nombre y apellidos del conductor, acompañantes, marca del vehículo, patente, hora de ingreso y egreso.



Vehículos de terceros.



Ejercerá un estricto control al ingreso y egreso de los mismos a la planta.

Identificará al conductor y acompañantes.

Indicará los lugares de estacionamiento, carga, etc. y límite de velocidad.

Controlará los sectores de carga de mercaderías o cualquier otro producto.

Consignará en la planilla nombre y apellidos del conductor y acompañantes, número de documentos, marca del vehículo, patente, motivos de su ingreso, quien autoriza el ingreso, hora de entrada y salida.

Revisará en cualquier lugar de la instalación y en forma sorpresiva todos los vehículos señalados precedentemente, controlando especificaciones, boletas, mercaderías, bultos, paquetes, herramientas, etc.









Normas para la revisión de personas.



Objeto:



Establecer el procedimiento a seguir por el personal de la Empresa, a su salida de la Planta para cumplir con la revisión, esta obligación debe estar señalada en el Reglamento Interno.



Establecer el procedimiento a seguir por el Personal de Vigilancia a efectos de la revisión del personal de la instalación, sus portafolios, paquetes y bolsos, para ello es indispensable confeccionar un Manual de Operaciones.



Entrada de paquetes y elementos no necesarios a la Instalación.



Procedimiento para la salida de elementos de la Empresa.



- Procedimiento a seguir por el personal de vigilancia para la revisión del personal, portafolios, paquetes, bolsos, etc.



Al personal de la empresa que le corresponda revisión, de acuerdo a las normas internas por todos conocidas, deberá pasar a la sala de revisión, adaptada para tal efecto. La revisión se realizará en privado, con la puerta cerrada y siempre en presencia de un testigo, que puede ser una persona del sindicato, un compañero de trabajo y si no existe otra persona se hará en presencia de un Guardia de Seguridad.



Esta revisión debe ser realizada de acuerdo a las normas legales existentes, esto significa que la persona que efectúa este trabajo, bajo ninguna circunstancia podrá tocar con sus manos el cuerpo de la persona deben revisarse los paquetes, bolsos o portafolios que porte el revisado. El contenido de los elementos mencionados debe ser sacado íntegramente a fin de revisar todo, no basta con mirar dentro del paquete o bolso, en este caso se le solicita al revisado que el mismo proceda a sacar las especies del interior.



Cuando el revisado porte algún elemento de la Empresa o de su propiedad, que no debió entrar a la Planta se procederá a su retiro quedando depositado en portería, salvo cuando medie una autorización de salida firmado por personal autorizado para ello, en esta situación se deben comparar las firmas con el registro de firmas autorizadas. Debe quedar claro que cada área a nivel de supervisión autoriza la salida de elementos de su sector.



















Entrada de paquetes y elementos no necesarios.





Se entiende como elementos no necesarios, todo lo que no hace a la función que viene a realizar el personal que ingresa a la instalación, por ejemplo: regalos, fotos, ropa que no es la normal (recién comprada, bolsos conteniendo elementos para deportes), radios, personal stereo, discos etc., o para la venta dentro de la planta. Todo elemento no necesario deberá quedar depositado en la Guardia bajo un número de control y retirado al salir de la instalación.



El control debe ser realizado a la entrada del personal para evitar problemas a la salida, prestando atención el personal de vigilancia a los que porten paquetes fuera de lo normal, limitándose a aclararle que no deben ingresar elementos no necesarios y si insisten en entrarlos, dejar constancia en el libro de novedades con indicación de la hora, identificación completa del sujeto y demás aclaraciones respecto del paquete que sean pertinentes e informará a su Supervisor.



Las radios portátiles, calculadoras de bolsillo, personal stereo, etc., serán autorizados por los jefes de cada área mediante comunicación escrita al Servicio de Vigilancia, la salida de estos elementos será por medio de la autorización correspondiente y de ser necesaria su salida todos los días en la autorización deberá constar en letras de imprenta la leyenda “En Tránsito”.



Los equipos fotográficos, así también como cualquier otro equipo que deba ingresar para ser utilizado en la instalación, sólo será autorizado a través del Servicio de Vigilancia y quedarán indicados en el libro de novedades, número y marca del equipo, la salida de éstos se hará con la autorización correspondiente con la leyenda “De su Propiedad”.



Procedimientos para la salida de elementos de la Empresa y otros.



Todo elemento de la Empresa o de otro deberá salir acompañado de la correspondiente autorización, para lo que cada sector debe contar con su correspondiente talonario.



Este será confrontado con el sector responsable del elemento que sale, Ej.: el taller manda a reparación un motor de la instalación. Si bien el motor pertenece a la instalación, es el taller quien lo manda a reparar, por lo tanto el taller confecciona el documento en cuestión.



Esta autorización debe constar a quien va dirigido, un detalle completo del elemento que sale, número de equipo, marca, tipo, cantidad, en especial en calidad de que sale (en préstamo, para su reparación, devolución o lo que corresponda), firma de la persona autorizada que conste en el registro destinado a este efecto. Los elementos que salen y entran todos los días, como ser valijas, calculadoras de bolsillo, etc., deberán tener la autorización correspondiente con detalle completo y la leyenda en tránsito con lo que se evitará la confección todos los días.



Todo elemento que no tenga autorización deberá quedar depositado en la oficina de vigilancia.



Detector de metales.



Es un elemento sumamente útil para la revisión de personas, ofreciendo grandes ventajas sobre el sistema de palpación manual, que debe ser reservado para el caso de control sobre elementos no metálicos, tales como telas, plásticos, etc.



Lo más aconsejable es que el detector de metales que se utilice funcione a pilas, por cuanto ello le da posibilidades de empleo en cualquier sector de la planta, independientemente de las conexiones eléctricas de la red general.



Su utilización debe ser dada a conocer a todo el personal. Legalmente nunca debe rozar el cuerpo de la persona revisada.

Para los efectos que la totalidad del personal se encuentre debidamente informado e instruido sobre el detector de metales, sus características y utilización, se recomienda dar estricto cumplimiento a las siguientes normas:



A su ingreso el personal deberá hacerlo con los elementos metálicos mínimos y que son imprescindibles (reloj, lleves, monedas).

Todo el personal que concurra a cumplir tareas trayendo elementos de uso particular, deberá dar cuenta de ello al personal de vigilancia.



A su egreso, si alguna persona es detectado como portador de elementos metálicos será invitado a concurrir a la sala de revisión a fin de establecer su situación.



Archivo de la documentación del Servicio de Vigilancia.



Diariamente se registra en el servicio de vigilancia una importante cantidad de información relativa al ingreso y egreso de personas, vehículos, productos y materiales cuyo cuidadoso archivo se hace necesario a fin de poder utilizar la misma en la investigación o esclarecimiento de ilícitos y/o control con otros registros que lleven otros sectores de la planta y depósito. Por lo tanto se establece el siguiente concepto sobre su guarda y archivo.





Boleta de visita.



Se archiva diariamente en forma correlativa de acuerdo a su número y se mantiene en el servicio de vigilancia durante dos meses calendarios. Transcurrido dicho lapso se remite a seguridad para su archivo centralizado durante doce meses.





Planilla de movimiento diario.



Se archiva diariamente en forma correlativa durante tres meses calendarios. Transcurrido dicho lapso se remite a Seguridad para su archivo centralizado durante doce meses.





Registro de vehículos de la Empresa.



Se archiva en vigilancia durante un mes calendario, al término del cual queda archivado en la planta durante doce meses.

Registro de visitas.



Se aplica el mismo procedimiento que el indicado para la boleta de visita.



Permiso de entrada con automóvil.



El original se entrega al que autoriza y la copia se archiva en la Gerencia de la Instalación.



Permiso de salida.



El original se remite a la oficina de personal al día siguiente o el primer día hábil después de feriados.



Informe trimestral.



Seguridad remitirá a las Gerencias de la Planta un informe trimestral estadístico sobre cantidad de personas recibidas en las plantas, tiempo ocupado en su atención, vehículos ingresados, como así también otros datos de interés que surjan del análisis de la documentación de vigilancia.



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